Otel / Hostel üçün təlimat

Biznes ayarlarını yoxlayın

Biznesin adı, valyuta, vergi rejimi və iş vaxtı burada saxlanılır. Bu ayarlar bütün sənədlərə və çeklərə düşür, ona görə ilk növbədə onları düzəldin.

• Valyutanı sonradan dəyişmək köhnə sənədləri yenidən hesablamır — dərhal düzgün seçin.
• «Otel / Hostel» üçün adətən ƏDV-siz rejim kifayətdir; vergi ödəyicisisinizsə, dərəcələri «Vergi oranları»nda əlavə edin.

Biznes ayarları

Filialları əlavə edin

Hər satış nöqtəsi, anbar və ya sex ayrıca filialdır. Qalıqlar, kassa və hesabatlar məhz filial üzrə bölünür.

• Bir nöqtəniz varsa da, filialı adlandırın — hesabatlarda aydın olur.
• Anbarı ayrıca filial kimi açsanız, mağaza ilə anbar arasında «Köçürmə» ilə mal göndərə bilərsiniz.

Filiallar

İşçiləri və rolları qurun

Rol — hüquqlar dəsti. Əvvəlcə rol yaradın (məsələn «Satıcı»), sonra istifadəçini o rola bağlayın. Satıcı maya dəyərini və mənfəəti görməməlidir.

• İstifadəçi yaradarkən dil sahəsini «Azərbaycan» seçin — menyu onun dilində göstərilir.
• Hər işçiyə öz hesabı olsun: kimin nə satdığı «Hesabat → İstifadəçilər»də görünür.

Rollar

Kassa və bank hesablarını açın

Nağd kassa, bank hesabı, terminal — hər biri ayrıca hesabdır. Ödənişlər avtomatik bu hesablara düşür və «Maliyyə» bölməsində pulun harada olduğunu göstərir.

• Başlanğıc qalığı düzgün yazın — sonrakı bütün hesablamalar ondan gedir.

Hesablar

Otaq tiplərini və otaqları yaradın

Əvvəlcə tip (Standart, Lyuks, 6 nəfərlik hostel otağı), sonra konkret otaqlar və çarpayılar. Hostel üçün yerlər ayrıca satılır.

• Otaq nömrələrini real nömrələrlə adlandırın — təmizlikçi də, resepşn də eyni dildə danışsın.

Otaqlar

Tarifləri qurun

Gecəlik qiymət, həftəsonu tarifi, uzunmüddətli endirim. Bron yaradarkən qiymət tarifdən avtomatik hesablanır.

• Mövsümi qiymət üçün ayrıca tarif açın və tarix aralığı təyin edin.

Tariflər

Şahmat cədvəli — əsas ekran

Üfüqi ox — günlər, şaquli — otaqlar. Boş xanaya klikləyib bron yaradırsınız, mövcud bronu sürüşdürüb tarixi və ya otağı dəyişirsiniz. Toqquşma olarsa sistem xəbərdarlıq edir.

• Rənglər statusu göstərir: gözlənilir, yerləşib, çıxıb, ləğv olub.

Şahmat

Bronlar və ödənişlər

Bron kartında: qonaq, tarixlər, qiymət, avans və qalıq. Beh alanda ödənişi qeyd edirsiniz — çıxışda yalnız fərq yığılır.

• Bron vərəqini çap edib qonağa vermək olar.

Bronlar

Təmizlik

Çıxışdan sonra otaq avtomatik «təmizlənməli» olur. Təmizlikçi siyahını görür, işi bitirəndə otaq yenidən satışa açılır.

• Təmizlikçiyə yalnız bu səhifəni açan ayrıca rol verin.

Təmizlik

Çıxış — satışa çevrilir

Qonaq çıxanda bron bağlanır: sistem satış sənədi yaradır, gecələr və əlavə xidmətlər (mini-bar, transfer) hesaba düşür, ödəniş kassaya yazılır.

• Əlavə xidmətləri bron kartına əvvəlcədən əlavə edin — çıxışda unudulmasın.

Bronlar

Otel hesabatı

Doluluq faizi, ADR (orta gecəlik qiymət), gəlir, otaq tipləri üzrə bölgü.

Otel hesabatı

Ölçü vahidləri

Ədəd, kq, litr, metr, qutu… Vahid olmadan məhsul yaratmaq mümkün deyil, ona görə kataloqdan əvvəl doldurulur.

• Qutu / ədəd kimi çoxluq vahidləri üçün «əlavə vahid» qurun — alışı qutu ilə, satışı ədədlə edə bilərsiniz.

Vahidlər

Kateqoriyalar və teqlər

Kateqoriya — kataloqun əsas ağacı, teq isə ikinci ox (məsələn «aksiya», «sifarişlə»). Hesabatlar hər ikisi üzrə süzülür.

• Çox dərin ağac qurmayın — 2 səviyyə praktikada kifayət edir.

Kateqoriyalar

İlk məhsulu əlavə edin

Ad, barkod, vahid, alış və satış qiyməti — minimum bunlar. Qalan sahələr (brend, zəmanət, xüsusiyyətlər) sonradan doldurula bilər.

• Barkodu boş qoysanız, sistem özü unikal kod yaradır — etiket çap etmək üçün kifayətdir.
• Anbarda saxlanmayan mövqe üçün (xidmət, iş) «anbar uçotu» seçimini söndürün.

Yeni məhsul

Kataloqu Excel-dən köçürün

Bütün mallar siyahısını əl ilə yığmaq lazım deyil: 9 sütunlu sadə cədvəli birbaşa Excel-dən yapışdırın, sistem önizləmə göstərir və çatışmayan kateqoriya/brend/vahidi özü yaradır.

• Səhifədə hazır şablonu yükləyin və öz cədvəlinizi ona uyğunlaşdırın.
• Önizləmədə qırmızı sətirlər idxal olunmur — əvvəlcə onları düzəldin.

Toplu idxal

Barkod etiketlərini çap edin

Seçilmiş məhsullar üçün etiket vərəqi hazırlanır: ad, qiymət, barkod. Etiket olan mal kassada saniyədə skan olunur.

• Etiket ölçüsünü «Ayarlar → Barkod Ayarları»nda öz printerinizə uyğun seçin.

Etiketlər

Başlanğıc qalıqları yükləyin

Sistemə keçəndə anbarda artıq mal var. Onu alış kimi yox, «başlanğıc qalıq» kimi yükləyin — mənfəət hesabatı təhrif olunmasın.

• Maya dəyərini mütləq yazın — onsuz rentabellik hesabatı işləməyəcək.

Başlanğıc qalıq

Alışı qeyd edin

Təchizatçıdan mal gələndə alış sənədi yaradın: qalıq artır, təchizatçıya borc yazılır, maya dəyəri yenilənir.

• Ödənişi dərhal etməsəniz, borc «Kontaktlar → Təchizatçı borcu»nda toplanır.
• Sənəddə səhv tapsanız — düzəliş etmək olar, sistem anbarı özü geri qaytarır.

Yeni alış

Filiallar arasında köçürmə

Anbardan mağazaya mal göndərmək üçün köçürmə sənədi. Bir filialda qalıq azalır, digərində artır — itki olmur.

Yeni köçürmə

İnventarizasiya və düzəlişlər

Faktiki qalığı sayıb sistemə yazırsınız, fərq avtomatik düzəliş sənədi kimi qeydə alınır. Zay, sınıq, itki də buradan silinir.

• Ayda bir dəfə ən çox hərəkət edən 20 mövqeni saymaq — tam inventarizasiyadan effektivdir.

İnventarizasiya

Qalıq və sifariş nöqtəsi hesabatları

Nə qədər mal var, nəyin pulu anbarda «donub», nə vaxt sifariş vermək lazımdır — iki hesabat cavab verir.

• «Hesabat → Sifariş nöqtəsi» satış sürətinə görə nəyin bitmək üzrə olduğunu göstərir.

Anbar hesabatı

POS — kassa ekranı

Sürətli satış: barkod skan edilir, ödəniş növü seçilir, çek çap olunur. Klaviatura ilə də işləyir, toxunma ekran da dəstəklənir.

• Ən çox satılan mövqeləri «sürətli düymələr»ə çıxarın — barkodsuz mal üçün.
• Qalıq sıfırdırsa, sistem satışa icazə vermir (Ayarlarda dəyişdirilə bilər).

POS aç

Kassa növbəsi (X/Z hesabat)

Növbənin əvvəlində kassanı açırsınız, sonunda bağlayırsınız. Sistem nağd/kart üzrə yekunu çıxarır və faktiki pulla fərqi göstərir.

• Növbə bağlanmayıbsa, günün yekunu natamam görünəcək — vərdiş halına salın.

Kassa növbəsi

Sənədli satış

Faktura, təhvil-təslim, hissə-hissə ödəniş — POS-dan fərqli olaraq burada tam sənəd yaranır və çap oluna bilər.

• Sənədi qaralama kimi saxlayıb sonra tamamlaya bilərsiniz.

Yeni satış

Qaytarma

Müştəri malı geri gətirdikdə qaytarma sənədi yaradılır: mal anbara qayıdır, pul kassadan çıxır, mənfəət düzəlir.

• POS-da «çeki tap» ilə köhnə satışı tapıb birbaşa qaytara bilərsiniz.

Qaytarmalar

Nisyə və ödəniş qrafiki

Hissə-hissə ödəniş üçün qrafik qurulur: kim, nə vaxt, nə qədər. Vaxtı çatan ödənişlər «Borclular»da qırmızı görünür.

• Borclulara birbaşa sistemdən SMS xatırlatma göndərmək olar.

Ödəniş qrafikləri

Müştəri və təchizatçı bazası

Hər kontaktın kartında: bütün sənədləri, borcu, ödənişləri, hesablaşma aktı. Bazanı Excel-dən də köçürmək olar.

• Telefon nömrəsi unikal açardır — POS-da nömrə ilə müştərini tez tapırsınız.

Kontaktlar

Borclular

Kim nə qədər borcludur və nə vaxtdan — bir siyahıda. Buradan SMS xatırlatma göndərilir.

• «Təchizatçı borcu» — eyni şeyin əks tərəfi: sizin kimə borcunuz var.

Borclular

Xərcləri yazın

İcarə, maaş, kommunal, yanacaq — kateqoriyalara bölünmüş xərclər. Onlarsız «mənfəət» rəqəmi yalan olur.

• Əvvəlcə «Xərc kateqoriyaları»nı qurun, sonra yazmağa başlayın.

Xərclər

Maliyyə — pul hərəkətləri

Bütün daxilolma və çıxışlar bir lentdə: hansı hesaba, nə vaxt, nəyə görə. Hesablar arasında köçürmə də buradan.

• Ödənişlər satış/alış sənədlərindən avtomatik düşür — əl ilə təkrar yazmayın.

Maliyyə

Hesabat mərkəzi

Bütün hesabatlar bir səhifədə kart şəklində. Hər birində tarix və filial süzgəci, Excel-ə ixrac var.

Hesabatlar

Rentabellik — əsl mənfəət

Dövriyyə yox, mənfəət göstərir: hansı mal, kateqoriya və ya müştəri nə qədər qazandırır. Zərərlə satılan mövqeləri dərhal görürsünüz.

• Maya dəyəri düzgün yazılmayıbsa, bu hesabat da düzgün olmayacaq.

Rentabellik

İşçilər üzrə hesabat

Kim nə qədər satıb, orta çek, endirim payı, qaytarmalar. Mükafat sistemini bunun üstündə qurmaq olar.

İstifadəçilər

Müştərilər üzrə hesabat

Kim nə qədər alıb, nə vaxt sonuncu dəfə gəlib, orta çeki nədir — itirilməkdə olan müştəriləri görmək üçün.

Müştərilər

Gün başlayanda

Kassa növbəsini açın, İcmal səhifəsində dünənin yekununa və borclulara baxın.

İcmal

Gün ərzində

Bütün satışlar POS və ya satış sənədi ilə, bütün gələn mal alış sənədi ilə, bütün xərclər «Xərclər» bölməsi ilə. Kənarda qalan hər əməliyyat hesabatı yalan edir.

Gün bitəndə

Kassa növbəsini bağlayın, Z-hesabatı faktiki pulla tutuşdurun.

Kassa növbəsi

Həftədə bir

Rentabellik və sifariş nöqtəsi hesabatlarına baxın: nə qazandırır, nə bitmək üzrədir.

Rentabellik

Sualınız qaldısa

Ətraflı məqalələr «Bələdçi» bölməsindədir. Orada da tapmasanız — WhatsApp-dan yazın, kömək edək.

Bələdçi